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2021.07.06

校務を効率化!覚えておきたいExcel活用術 ~成績処理編~

学校の先生方は,成績処理や児童名簿の編集,通知表の作成など,日々の校務でExcelを使用する頻度が高いですよね。しかしその中で,「面倒な気がするけど,代替の方法がわからないから,結局地道に進めている作業」がある方も多いのではないでしょうか?
そこで本コラムでは,これまで時間をかけていた作業を「簡単に!速く!」処理できるよう,Excelの活用術をご紹介していきます。
第1弾の今回は「成績処理編」ということで,児童のテストの成績を効率よく分析する方法を,レベル別に3つご紹介します!

【初級】テストの平均点を知りたいときはシートの右下をチェック

児童の成績を評価するのはもちろん,単元ごとのクラス全体の理解度を把握するためにも,テストの平均点を出す機会は多いですよね。
実は,電卓などで手計算したり,難しい計算式を入力したりしなくても,点数の平均は一目で簡単に確認することができます!

今回は例として,まなぶさん,ひなたさん,けんとさん,なつみさんの4人の児童の成績をExcelに入力しました。
児童4人の点数を選択した状態でシートの右下を見ると,「平均:81 データの個数:4 合計:324」と表示されています。
Excelにはこのように,複数のデータを選択するだけで,その範囲の合計や平均を自動で計算してくれる機能があるのです!
このテストの場合,4人の平均点は81点ということになります。

ワンポイントアドバイス

児童30人ほどの点数のセルを,いちいちマウスで選択するのは大変ですよね。
そんな時は,ショートカットキーを使って選択すると簡単です!
点数が入っている一番上のセルを選択し,「ctrl」キーと「shift」キーを同時に押しながら下向きの矢印キーを押すと,データが入っているセルを一度に選択することができます。

【中級】点数が高い順に表を並び替えたいときは「並び替えとフィルター」

児童の名簿順に並んでいる点数一覧を,点数が高い児童の順に並び替えたい…。そんな時は,「並べ替えとフィルター」という機能を使用してみましょう。

①まず,並び替えの基準になる列のセルを一つ選択します。今回はテストの点数を基準に並び替えるので,B列のセル(B3)を選択しています。

②続いて「並び替えとフィルター」というボタンをクリックし,「昇順」「降順」どちらで並び替えるかを選択します。点数が高い順に並び替えたい場合は,大きい順に並べる「降順」をクリックします。

すると以下のように,点数が高い,ひなたさん→まなぶさん→なつみさん→けんとさんの順に並び替えることができました!

【上級】点数別に色分けしたいときは「条件付き書式」

「条件付き書式」という機能を使うことで,90点以上は赤,80点以上は黄色…のように,点数ごとにセルを色分けすることができます。
セルに色を付けることで,点数の分布を視覚的に把握することができますよ!
今回は,90点以上のセルを赤,70点以上のセルを黄色に色付けしてみましょう。

①まずは,90点以上のセルを赤くします。児童の点数が記入されたセルをすべて選択し,メニューバーの「条件付き書式」というボタンをクリックします。

②「セルの強調表示ルール」にカーソルを合わせ,「指定の値より大きい」をクリックします。

③するとポップアップが出てくるので,基準になる数字を入力し,色付けの種類を選択します。
今回は,90以上,つまり89より大きい数字のセルに色付けたいので,「89」と入力します。「書式」の欄で,「濃い赤の文字,明るい赤の背景」を選択すると,90以上の数字が入っているB4のセルだけを赤く色付けることができました。

④続いて,70点以上89点以下のセルを黄色で色付けるために,もう一度「条件付き書式」のボタンをクリックします。「セルの強調表示ルール」から,今度は「指定の範囲内」を選択します。

⑤先ほどと同様に,基準となる数字と色付けの種類を選択すると,70点以上89点以下のB3,B6セルを黄色く色付けることができました!

ワンポイントアドバイス

「条件付き書式」にはほかにもさまざまな色付けの基準があります。例えば,「条件付き書式」をクリックした後に「上位/下位ルール」を選ぶと,選択範囲の上位10%の点数のセルに色を付ける,といったことが可能です。
先生方の分析方法に合わせて,適したものをご活用ください!

まとめ

いかがでしたか? 今後の成績処理の際に,ぜひ本コラムの内容を活用してみてくださいね。
本コラムが,先生方の校務時間短縮の一助となれば幸いです。